時間を効率的に使えていますか?

やることが山積みで時間が足りない、そのうえ新しい予定が入ったり、予期せぬハプニングにみまわれたりと、日々時間に追われている方いませんか?

私たちダンデライオンも始動から早6か月目。
プロジェクトがどんどん増え、限られた時間の中で複数のプロジェクトをこなさなければならなくなってきました。
頭の中がぐちゃぐちゃになりそうな状態で、スケジュール管理の大切さを日々痛感しています。

そこで今回は「スケジュール管理のコツ」についてご紹介したいと思います。

 

時間を効率的に使えていない人の4つの特徴

コツを話す前に、なぜ時間を効率的に使えないのかを考えてみましょう。
特徴を4つにまとめてみました。

① 作ったスケジュールが役に立っていない
② 余裕のないスケジュールを立てている
③ やることの量と時間のイメージがついていない
④ 短期間のスケジュールしか立てていない

では、これらをそれぞれ説明していきます。

特徴① 作ったスケジュールが役に立っていない

その計画、目的達成できるようになってますか?
スケジュールを書くことが目的になっていませんか?
目的を達成するために、目的(ゴール)がなんのかを明確にして計画をたてましょう。

特徴② 余裕のないスケジュールを立てている

スケジュールの詰め込み過ぎは禁物です。
あれもこれもと焦ったあまり、どれも中途半端になってしまったという経験ありませんか?

特徴③ やることの量と時間のイメージがついていない

これは料理で例えられることが多いですが、
・具材のカットにどのくらいかかるのか?
・煮込みや炒めにどのくらいかかるのか?
・手伝ってくれる人はいるのか?
など、料理をするときはいろんな情報を整理して、どのくらいの時間がかかるのかを考えますよね。
支度が間に合わなければ食事の開始時間が遅れてしまい、その後の予定も遅れていきます。
せっかく立てたスケジュールが台無しになってしまいますね。

特徴④ 短期間のスケジュールしか立てていない

1日単位や短期でのみスケジュールを立ててしまうと、ついつい「目的」を見失いがちになります。
大きい単位(年・月など)から小さい単位(週・日)というように、全体を見ながら計画を立てましょう。

どうでしたか?
ひとつでもあてはまることはありましたか?

では、いよいよ「スケジュール管理のコツ」を紹介します。

スケジュール管理5つのコツ



スケジュールを立てることは、パズルのピースを埋めていく作業によく例えられます。
下記に管理のコツを5つにまとめてみました。

① やることを全て書き出す
② 優先順位を付ける
③ 作業にかかる時間を把握する
④ 余裕を持たせたスケジュールを立てる
⑤ 全ての作業にスキマ時間を作る

優先度や重要度、時間を要する事柄をうまく組み合わせ、スケジュールというパズルを完成させましょう。
では、これらもそれぞれ説明していきます。

コツ① やることを全て書き出す

パズルのピース、つまりやることを全て書き出しましょう。
チーム全体のことならば、さらに誰が何の作業を担当するのかを決めておきましょう。

コツ② 優先順位を付ける

緊急性」と「重要性」で分けましょう。
重要でなおかつ締切のある仕事が最優先です。

コツ③ 作業にかかる時間を把握する

その作業にどれだけの時間が必要かを把握することが重要です。
適当に時間を設定してしまっては、スケジュールがどんどんずれてしまいます。
初めてする作業はイメージがつきづらいですが、ざっくりとした時間を計りながら作業をしてみるのがおすすめです。

コツ④ 余裕を持たせたスケジュールを立てる

具体的には
・本来の締切日よりも1日以上早い締切日を設定する
・設定した締切日の中間日を設定する
・作業をこまかく分割する
・設定した中間日までに60%の工程が終わるように日割りする

コツ⑤ 全ての作業にスキマ時間を作る

上記のコツをふまえて上手くスケジュールを作成できても、必ずしもスケジュール通りに仕事が進むとは限りません。
必ずスキマ時間を作りましょう!
スキマ時間は言わば時間の保険です。
予期せぬことが起こった時でも、焦ることなくしっかり対応することが出来ます。
また、計画通りに予定が進行すれば、見直しの時間にあてたり、次の作業に取り掛かることも出来ます。

少し面倒だなと思うかもしれませんが、スケジュールをしっかり立てることは、時間を効率よく使うためには欠かせません。
スケジュール管理のコツを利用して、時間をコントロールし、時間に追われることのない毎日にしましょう!